Démission d'un salarié : préavis, solde et documents, le guide de l'employeur

Un salarié vous annonce qu'il démissionne. C'est la rupture la plus simple sur le papier : pas de procédure, pas d'entretien préalable, pas d'indemnité de rupture. Pourtant, entre le préavis, les congés restants et les documents de fin de contrat, les erreurs de paie sont fréquentes. Voici ce que l'employeur doit vérifier, étape par étape.

Une démission doit être claire et non équivoque

La loi n'impose aucune forme particulière : une démission peut être donnée par lettre, par e-mail, voire oralement. Mais elle doit traduire une volonté claire et non équivoque de quitter l'entreprise. Une phrase lancée sous le coup de la colère, ou une démission obtenue sous pression, peut être remise en cause devant les prud'hommes et requalifiée en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Mon conseil : demandez toujours une confirmation écrite et datée (lettre remise en main propre contre décharge ou recommandé). C'est cette date qui fera courir le préavis. Et si le salarié revient sur sa décision dans les jours qui suivent, prenez le temps d'analyser le contexte avant de refuser.

À noter : un salarié qui ne se présente plus au travail n'a pas démissionné. Il faut alors passer par la procédure de présomption de démission pour abandon de poste.

Le préavis : qui le fixe et peut-on en dispenser ?

Le Code du travail ne fixe pas de durée de préavis en cas de démission. Elle résulte de la convention collective, d'un accord d'entreprise, du contrat ou des usages. En pratique, on rencontre souvent 1 mois pour les employés, 2 mois pour les agents de maîtrise et 3 mois pour les cadres, mais chaque convention a ses règles (avec parfois une modulation selon l'ancienneté).

Deux situations de dispense sont à bien distinguer, car elles n'ont pas le même effet sur la paie :

• La dispense vient de l'employeur : le salarié quitte l'entreprise plus tôt, mais vous lui devez une indemnité compensatrice de préavis égale au salaire qu'il aurait perçu. Elle est soumise à cotisations comme un salaire.
• La dispense est demandée par le salarié (pour rejoindre un nouvel employeur, par exemple) et vous l'acceptez : aucune indemnité n'est due. Formalisez l'accord par écrit pour éviter toute contestation.

Si c'est le salarié qui n'effectue pas son préavis sans votre accord, il peut en revanche être redevable d'une indemnité envers l'employeur.

Ce que contient le dernier bulletin de paie

La démission n'ouvre droit à aucune indemnité de rupture. Le dernier bulletin comprend en revanche :

• le salaire jusqu'au dernier jour du préavis, proratisé si le départ intervient en cours de mois ;
• l'indemnité compensatrice de congés payés pour tous les jours acquis et non pris (y compris ceux acquis pendant le préavis) ;
• les primes prévues au contrat ou par la convention (13e mois, prime annuelle…), au prorata si le texte le prévoit ;
• le cas échéant, les heures supplémentaires et jours de RTT non pris selon l'accord applicable ;
• l'éventuelle contrepartie financière d'une clause de non-concurrence, si vous ne l'avez pas levée dans les délais prévus.

Pour vérifier vos montants, vous pouvez utiliser notre calculateur de solde de tout compte.

Les documents de fin de contrat à remettre

À la fin du préavis (effectué ou non), l'employeur remet au salarié :

• le certificat de travail ;
• le reçu pour solde de tout compte, en deux exemplaires ;
• l'attestation France Travail, transmise via la DSN (signalement de fin de contrat) : elle est obligatoire même si le démissionnaire n'a en principe pas droit au chômage, car certaines démissions dites « légitimes » ou pour projet de reconversion ouvrent des droits.

Pensez aussi à la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance : elle ne s'applique que si le salarié est indemnisé par France Travail, mais l'information doit figurer sur le certificat de travail.

Les erreurs qui coûtent cher

Dans les dossiers que je reprends, les mêmes oublis reviennent : un préavis calculé sur la mauvaise convention collective, une dispense à l'initiative de l'employeur non payée, des congés acquis pendant le préavis oubliés, ou des documents remis en retard (ce qui peut justifier des dommages et intérêts). Que vous soyez à Paris, en Île-de-France ou ailleurs en France, faire relire la sortie d'un salarié par un professionnel de la paie reste le moyen le plus sûr d'éviter un litige.