Entretien de parcours professionnel : comment le mener, étape par étape

Vous savez désormais que l'entretien de parcours professionnel est obligatoire, et que la réforme a changé son calendrier (si ce n'est pas le cas, commencez par notre article sur ce qui change avec la réforme). Reste la question que se posent la plupart des dirigeants de TPE-PME, souvent sans service RH : concrètement, comment on s'y prend ? Que dire, que ne pas dire, quel document remettre ? Voici la méthode, étape par étape.

Étape 1 : savoir quand organiser l'entretien

Avant de préparer quoi que ce soit, vérifiez pour chaque salarié la date à laquelle l'entretien est dû :

• Nouvelle recrue : un premier entretien dans l'année qui suit l'embauche.
• Salarié en poste : au plus tard 4 ans après son dernier entretien.
• Retour d'absence longue (congé maternité, congé parental, arrêt maladie de plus de 6 mois…) : un entretien à la reprise, sauf s'il en a déjà eu un dans les 12 mois précédents.
• Moments clés de carrière : dans les 2 mois suivant la visite médicale de mi-carrière, et dans les 2 ans précédant les 60 ans. Ces deux entretiens sont dus à ces dates, même si le salarié a eu un entretien peu de temps avant.

Pour calculer ces délais, les absences qui ne comptent pas comme du temps de travail effectif (congé sabbatique, congé sans solde, congé de présence parentale…) ne sont pas prises en compte.

Étape 2 : préparer l'entretien

La loi n'impose pas de délai pour convoquer le salarié, mais le prévenir une à deux semaines à l'avance change tout : il arrive avec ses idées, et l'échange est beaucoup plus riche. Quelques points pratiques :

• Qui le mène : l'employeur, un supérieur hiérarchique ou un représentant de la direction. Dans une TPE, c'est généralement le dirigeant.
• Quand : pendant le temps de travail. Comptez entre 30 minutes et une heure.
• Où : dans un endroit calme, sans interruption. La visioconférence est possible, à condition de bien remettre ensuite le document écrit au salarié.
• Ce qu'il faut avoir sous la main : le compte rendu du dernier entretien, la liste des formations suivies, l'évolution de son poste et de sa rémunération depuis.

Invitez le salarié à consulter son solde CPF sur moncompteformation.gouv.fr avant l'entretien : c'est souvent le point de départ d'une discussion concrète sur la formation.

Étape 3 : mener l'entretien

L'entretien porte sur l'avenir professionnel du salarié. La loi en fixe les grands thèmes : ses compétences, son parcours, ses besoins de formation, ses souhaits d'évolution, ainsi que l'utilisation de son CPF et la possibilité de recourir gratuitement au conseil en évolution professionnelle. Pour faire parler le salarié, quelques questions simples fonctionnent bien :

• Quelles sont les tâches que vous maîtrisez le mieux aujourd'hui ? Celles qui vous posent le plus de difficultés ?
• Qu'avez-vous appris depuis notre dernier entretien (formation, nouvelles missions, outils) ?
• Comment voyez-vous votre poste dans deux ou trois ans ?
• Y a-t-il une formation ou une compétence qui vous aiderait dans votre travail ou dans votre projet ?
• Avez-vous un projet personnel de formation, de reconversion ou de bilan de compétences ?

Lors des entretiens liés à l'âge, la discussion s'élargit. Après la visite de mi-carrière, on aborde aussi l'adaptation du poste, la prévention de l'usure professionnelle et les éventuels souhaits de mobilité ou de reconversion. Avant 60 ans, on parle du maintien dans l'emploi et des aménagements de fin de carrière (temps partiel, retraite progressive).

Votre rôle est surtout d'écouter. Inutile de prendre des engagements sur le champ : vous pouvez noter les demandes et y répondre plus tard.

Étape 4 : savoir ce qu'il ne faut pas aborder

C'est l'erreur la plus fréquente : transformer l'entretien de parcours professionnel en entretien annuel d'évaluation. La loi est claire, il ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié. On n'y parle donc pas de ses résultats, de ses objectifs de l'année, ni de reproches sur sa façon de travailler. Ces sujets relèvent d'un autre rendez-vous.

Même prudence sur la santé : quand l'entretien suit la visite médicale de mi-carrière, l'employeur n'a pas accès aux informations médicales du salarié. Si celui-ci évoque spontanément une difficulté, on en tient compte dans la discussion, mais on ne pose pas de questions.

Étape 5 : rédiger le compte rendu et assurer le suivi

Chaque entretien donne lieu à un document écrit, dont une copie est remise au salarié. C'est une obligation légale, et c'est aussi votre seule preuve en cas de contrôle ou de litige. Le compte rendu reprend simplement :

• la date de l'entretien et le nom des deux participants ;
• les compétences et le parcours évoqués ;
• les souhaits d'évolution et de formation exprimés par le salarié ;
• les suites envisagées (formation, accompagnement, nouvelles missions) ;
• la date du prochain entretien.

Faites-le signer par les deux parties, conservez un exemplaire et notez la prochaine échéance dans votre agenda. Ces comptes rendus serviront aussi lors du bilan récapitulatif, tous les 8 ans.

Que vous soyez à Paris, en Île-de-France ou ailleurs en France, Efficience Paie peut vous aider à suivre ces échéances et à les intégrer à la gestion administrative de votre personnel.